3 tips voor balans in je werk als teamleider

In Martine’s blogserie ‘Geen dag hetzelfde’ deelt ze haar ervaringen als interim teamleider in klantcontact. Deze blog gaat over hoe je de balans kan vinden in je taken als teamleider.

Het vinden van balans in je taken als teamleider. Om eerlijk te beginnen: ik ben er zelf niet altijd even goed in, maar het is verbeterd in de afgelopen jaren. Dus ik deel graag mijn ervaringen, valkuilen en tips die ik zelf heb geleerd in de afgelopen drie jaar als interim teamleider bij Primox.

Waarom is balans belangrijk?

Net als een contactcentermedewerker wil men graag dat de teamleider een schaap met vijf poten is (hier schreven we eerder al een whitepaper over, die lees je hier). Laat ik om te beginnen eens opsommen wat de verschillende taken zijn die je kan hebben als teamleider:

- HR-taken
- Coachen van individuele medewerkers op loopbaan, werkhouding en werk/privébalans
- Coachen van individuele medewerkers op prestaties
- Performance management
- Roostering en planning
- Werving en onboarding
- Training van nieuwe en bestaande medewerkers
- Dagsturing
- Eigen administratie en mail
- Klachten behandelen
- Teammeetings en dagstarts leiden
- Overleg met collega-teamleiders en managers
- Overleg met proces- en productmanagers
- Mail en andere administratie

Als je het een andere collega vraagt, ben ik vast nog wat vergeten, maar dit is een aardig inkijkje in de enorm afwisselende baan die teamleider is - en dat is leuk! Hopelijk maakt dit ook duidelijk waarom het zo belangrijk is een balans te vinden in deze taken. Afhankelijk van de grote en inrichting van de organisatie hoef je deze taken niet allemaal alleen te doen. Maar je moet wel overleggen en controleren. Als een van de elementen binnen de organisatie erg sterk vertegenwoordigd is door een krachtige of mondige afdeling, dan gaat er al snel veel tijd naar dat onderdeel van je werk. Hier kom ik straks nog op terug.

Niets menselijks is een mens vreemd

Het is menselijk vooral aandacht te geven wat je leuk vindt of goed kan. Of waar je manager het veel over heeft. Of wat er op dat moment niet goed gaat binnen de afdeling. Maar als je je andere taken uit het oog verliest, kan je hier later spijt van krijgen. Het is mij echt heel vaak overkomen in laatste jaren. Moet je toch weer sorry tegen iemand zeggen, omdat je iets niet hebt gedaan. Want je was te druk met een andere taak. Zo was er een opdracht waar ik te weinig tijd maakte voor regelmatige gesprekken met medewerkers. Of waar ik elke week te laat was met het maken van een rapportage. Het is niet fijn om vaak je excuses te moeten maken.

3 manieren voor betere balans

Bij meeste bedrijven is er wel inzicht in hoe druk de teamleiders zijn. En gelukkig zijn er ook veel slimme toepassingen die je kunnen helpen bij bijvoorbeeld het organiseren van je agenda en takenlijsten (kijk bijvoorbeeld eens naar de tips die Cas De Morree deelt). Door te leren van collega's, hoe dingen anders gaan per bedrijf en gewoon door ervaring heb ik wel wat manieren ontwikkeld om meer balans en grip op al je taken te krijgen:

1. Medewerker op één

Maak van coaching van medewerkers je prioriteit. Zowel de inhoudelijke coaching op bijvoorbeeld gespreksvaardigheden, als de gesprekken over loopbaan, performance, ambitie en werk/privébalans. Als je goed in contact bent met elke individuele medewerker kun je ook faciliteren dat ze beter presteren. Als je goed contact hebt, komt een medewerkers eerder bij je om te signaleren waar iets niet goed gaat. Een tevreden medewerker zal ook bereid zijn even iets anders te proberen als je het vraagt.

Ik zorg ervoor dat ik altijd tijd heb voor deze gesprekken door in mijn agenda tijd te blokken. Meestal is dat zo'n 3 tot 4 dagdelen per week die in mijn agenda alleen gebruikt kunnen worden voor deze afspraken. Ik plan de afspraken in een cyclus van 4 tot 6 weken en maak er een terugkerende afspraak van, of plan direct een nieuwe afspraak aan het einde van het gesprek. Om efficiënter te zijn schrijf ik direct na het gesprek een verslag en leg deze vast, of bij voorkeur vraag ik de medewerker dit zelf te doen.

2. Plan je tijd

Zorg dat alle terugkerende overleggen in je agenda staan en plan verder je hele week met blokken voor administratie, projecten en het voorbereiden van overleggen. Door zelf strak in je agenda te plannen is het voorspelbaarder hoe je week zal lopen. Naar het plannen van je agenda is het goed om je administratie handig in te richten. Ongeacht de organisatie of team is er altijd wel een stuk administratie om te doen. Investeer een keer een dag om na te denken hoe jij je administratie gaat organiseren. Ik heb bijvoorbeeld meestal een Excel document waarin ik mijn medewerkers zet met daarachter allerlei informatie die ik nodig heb, of ga hebben. Ik houd deze goed bij, waardoor ik altijd snel relevante informatie kan aanleveren als dit nodig is en niet in allerlei systemen hoef te zoeken. Naast dit bestand zorg ik ook dat ik elke dag tijd maak om mail, documenten en andere informatie op een makkelijke manier te verwerken en archiveren. Door hier goed in bij te blijven, creëer ik overzicht en een buffer voor als ik wel een keer erg druk ben en er geen tijd voor heb.

3. Bepaal prioriteiten

Je kan niet goed zijn in alle taken tegelijkertijd. Zorg dus dat je met je leidinggevende afspreekt waar jij je op richt. Verdeel taken met een collega. Bekijk waar de organisatie meer behoefte aan heeft. Maak daarna afspraken. Beloof niet om iets op te pakken als je er geen tijd voor hebt. Maar vooral ook niet als je het niet leuk vindt of niet kan. Trek de projecten naar je toe waar je energie van krijgt, graag van wilt leren of waar je kan samenwerken met mensen die je inspireren.

Soms kom je in een situatie dat een ander de prioriteiten voor jou gaat bepalen. Wees dan alert. Moet dit echt zo? Heb je hier zelf keuze in? Vaak kan er meer dan je denkt. Misschien is er een andere collega die het graag oppakt. Of is er een andere afdeling. Soms is het niet echt een prio, maar lijkt het zo omdat degene die het vraagt een wat dominanter karakter heeft. En soms wordt de prioriteit wel voor je bepaald, door bijvoorbeeld een besluit van de directie of het management. Wees dan ook helder naar je leidinggevende welke taken een lagere prio krijgen.

Het lastigste van deze tip is het ook uitvoeren. Je kan makkelijk in de waan van de dag je prio uit het oog verliezen of echt tegenzin hebben om het uit te voeren. Laat dit dan weten aan je collega of leidinggevende, en bespreek het in een wekelijks overleg zodat je je prioriteit niet uit het oog verliest.

En dit zijn dan mijn drie tips voor balans in je werk: medewerker op 1, plan je tijd en bepaal prioriteiten. Als ik deze zaken aan het eind van de week op orde had, sloot ik altijd met een tevreden gevoel mijn laptop. En als het een paar weken achter elkaar niet goed gaat dan ga ik aan de slag om het te veranderen. Ik ben benieuwd of jij ook een tip hebt hoe jij in balans blijft. Stuur mij gerust een mailtje via martine@primox.nl.

Dit was de derde en laatste blog uit mijn reeks “Geen dag hetzelfde” over mijn ervaringen als interim teamleider. Lees gerust ook blog 1: ‘klantcontactmedewerkers werven’ en 2: ‘de voordelen en uitdagingen van interim teamleider zijn’ uit de serie.