Hoe intervisies waardevol worden in de praktijk

Onlangs kreeg ik de vraag of ik het leuk zou vinden om een artikel te schrijven over intervisies en wat het mij als professional heeft gebracht. Ik heb zelf ervaren dat intervisie mij kaders en richting heeft geboden en het leek me dan ook een mooie gelegenheid om mijn ervaringen met je te delen, in de hoop jou op weg te helpen bij lastige vraagstukken.

Persoonlijke ervaring

Onlangs heb ik zelf de rol van casus inbrenger mogen aannemen. Het was heel fijn om met collega-professionals uit het werkgebied te sparren over hoe om te gaan met bepaalde uitdagingen. Van tevoren is mij gevraagd om de hulpvraag zo concreet mogelijk te formuleren. Dit was best een uitdaging, omdat ik het in eerste instantie moeilijk vond om te beschrijven waar ik precies tegenaan liep en welk gevoel ik erbij had. Ik heb toen met Julian gesproken over de situatie en hij gaf mij een voorzet om over bepaalde vragen na te denken om zo tot een concrete probleemstelling te komen.

Van hieruit heb ik de situatie verder beschreven en ben ik tot een concreet vraagstuk gekomen.

Mijn tip is dan ook om jezelf een aantal vragen te stellen, om een probleemstelling te formuleren.

- Welk gevoel ontstaat er wanneer je problemen/knelpunten ervaart?

- Wat denk je zelf dat er misgaat op dat moment?

- Wie zijn de stakeholders?

- Welke mensen hebben belang/een aandeel in de uitdaging en welke mate van invloed hebben zij?

- Welk gedrag heeft zich wel of niet voorgedaan, waardoor de situatie is zoals die is?

- Wat zijn de gevolgen?

- Hoe uit het probleem zich in de praktijk?

Rende het hardst van allemaal

In mijn geval wilde ik weten hoe ik om moest gaan met andere medewerkers die ook bij het probleem waren betrokken. Zij waren niet de oorzaak, maar hadden wel een verantwoordelijkheid in het proces. Ik merkte dat de pro-activiteit en belang van het oplossen van het probleem, niet bij iedereen aanwezig leek te zijn. Voor mijn gevoel rende ik het hardst van allemaal. Ik vroeg mij dan ook af wat mijn rol als interimmer precies was en welke handelingen ik moest ondernemen om de procesoptimalisatie op gang te krijgen. Ik had dit punt aangedragen omdat het één van de hoofdtaken was waarvoor ik was aangenomen.

Naast het formuleren van de probleemstelling vond ik het ook lastig om tijdens de probleemdefinitie geen vragen te beantwoorden en volledig stil te zijn. Dit terwijl anderen over mij als persoon en als professional aan het discussiëren waren. Ik had steeds de neiging om aan te vullen of te corrigeren, terwijl het mijn taak was om dit in de eerste fase al helder te beschrijven. Het advies dat ik kreeg was waardevol. Het had raakvlakken op mijn directe handelen, maar ook over hoe om te gaan met de beperkte invloed die je soms op zaken hebt. Hierdoor merkte ik dat ik weer stappen kon zetten om knelpunten aan te kaarten en verbetervoorstellen te doen.

Hoe intervisies werken bij Primox

Bij Primox hebben we regelmatig intervisies. Julian en Koen inventariseren bij iedereen of zij een specifieke uitdaging hebben die zij middels intervisie willen uitpluizen. Vervolgens ontvangen we allemaal een uitnodiging om de intervisie bij te wonen. Het vraagstuk wordt vooraf gedeeld met alle deelnemers, zodat we alvast kunnen nadenken over verdiepende vragen en een eventuele oplossing. Er is ook vastgesteld wie de voorzitter is, zodat diegene de sessie in goede banen kan leiden. Deze persoon dient te zorgen dat iedereen zich aan de spelregels houdt. Deze zijn als volgt:

Fase 1: Toelichting vraagstuk

Intervisie begint met een toelichting op het vraagstuk van de persoon die het inhoudelijke onderwerp heeft aangedragen. Dit duurt meestal 5 tot 10 minuten.

Fase 2: Vragen stellen

Vervolgens krijgen de overige deelnemers de ruimte om 2 of 3 open vragen te stellen. Het doel hiervan is om het probleem zo helder mogelijk te krijgen. Belangrijk is dus dat de vragen effectief worden ingezet. Hier hebben de deelnemers ongeveer 15 minuten de tijd voor.

Fase 3: Probleemdefinitie

Wanneer de overige deelnemers hun vragen hebben gesteld, gaan zij vervolgens met elkaar in gesprek om het probleem te definiëren. Deelnemers hebben 10 tot 15 minuten om het probleem zo concreet mogelijk te formuleren. In dit onderdeel zie je vaak de ervaring terugkomen van mensen die in het verleden al te maken hebben gehad met vergelijkbare situaties. Dit merk je doordat zij specifiek oorzaak en gevolg kunnen benoemen. Wat je ook merkt; de persoon die het vraagstuk heeft voorgedragen, vindt het in deze fase moeilijk om zich niet in de discussie te mengen – een spelregel is dat hij of zij dat niet mag.

Fase 4: Advies

Wanneer de deelnemers het probleem hebben gedefinieerd, gaan zij over tot het geven van een advies. De inbrenger van het vraagstuk mag weer deelnemen aan het gesprek en aangeven in hoeverre zij iets kunnen met het opgestelde advies.

Op deze manier helpt Primox medewerkers op weg en creëert het een platform voor het delen van kennis en ervaring. Daarnaast is het ook gezellig om periodiek bij elkaar te komen en te sparren over uitdagingen in het werk.

Hoe de intervisie mij hielp

Na de intervisie heb ik geprobeerd het advies in de praktijk te brengen. Uiteindelijk kan ik wel stellen dat het advies mij heeft geholpen. Het heeft mij gesterkt in mijn visie en handelen en daarnaast heeft het mij nieuwe inzichten geboden. Ik had het gevoel dat er progressie was en dat ik niet de enige was die het probleem ervaarde. Het hielp mij dat de punten die ik had gezien en het gevoel dat ik had, overeenkwam met wat er zich in de praktijk afspeelde.

Evalueren is key

Het nabespreken van wat je met een intervisie hebt gedaan, is ook zeer waardevol. Omdat je samen kunt bepalen of het doel is bereikt of dat je iets moet bijstellen om in de juiste richting te blijven gaan. Ik zou daarom eigenlijk een fase 5 willen toevoegen aan intervisie, namelijk: Evalueren. Daarnaast wil ik jou ook aanmoedigen om bij twijfel aan de bel te trekken en om met je leidinggevende en naaste collega’s in gesprek te gaan. Houd het feitelijk en bespreek welk gevoel je erbij hebt, om er uiteindelijk met zijn allen beter van te worden!