Teammanager taken bij planning en roostering

In hoeverre een Teammanager te maken krijgt met planning en roostering, ligt aan de organisatiestructuur van het bedrijf waar de Teammanager werkzaam voor is. Dát de Teammanager er mee te maken krijgt, is echter een zekerheid.

Zijn planning en roostering dan verschillende onderdelen? Jazeker! Planning wordt op verschillende niveaus besproken, zoals mooi verwoord wordt op de website van Spril. Roostering is een onderdeel van planning wat met name op het operationele niveau wordt toegepast.

Verschillende taken in verschillende scenario’s

Om te voorzien in de informatie die van toepassing is, maken we een onderscheid tussen drie scenario’s:

1. De Teammanager is volledig verantwoordelijk voor planning en roostering.
2. De Teammanager is deels verantwoordelijk voor planning en roostering.
3. De Teammanager is volledig afhankelijk voor planning en roostering.

De taken en verantwoordelijkheden verschillen in deze scenario’s, al zijn er ook overeenkomsten.
Onderstaand lichten we de diverse zaken toe waar rekening mee gehouden dient te worden en bespreken we de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden.

In een scenario waarin geen sprake is van een separate (WFM-) afdeling die de verantwoording voor planning en roostering op zich kan nemen, heeft de Teammanager deze verantwoording zelf in zijn / haar eigen takenpakket gekregen. Vaak is dit het geval in de wat kleinere organisaties, waarbij de omvang van het personeel zich volgens het bedrijf niet loont voor de investering in een WFM-specialist.

Planning bij takenpakket Teammanager

Planning en roostering goed inzetten en beheren is een vak apart. Het organiseren hiervan is veel breder dan menigeen denkt. Je hebt namelijk te maken met drie verschillende belanghebbende partijen: Jouw eigen organisatie, de klant / opdrachtgever en het personeel. En daarbij hebben deze klantgroepen allemaal hun eigen doelstellingen en wensen. Dit goed op elkaar afstemmen, vergt een grondige analyse van historische data om vooruit te kunnen kijken, een helder inzicht in toekomstige (extra) werkzaamheden en goede en heldere communicatie met de medewerkers. Je wil ervoor zorgen dat je, binnen het organisatie-budget, zorgt draagt voor het behalen van de KPI’s en daarbij de medewerkers tevreden kan houden en toch flexibiliteit bewerkstelligd om eventuele grotere of juist kleinere inzetbaarheid te kunnen inzetten.

Roostering bij takenpakket Teammanager

Heb je voor jezelf en voor de organisatie helder gekregen wat voor werkzaamheden en vaardigheden gevraagd worden voor de komende periode? Dan kan je beginnen aan het maken van de roostering. Hierbij kun je toepassen wat je in de voorbereidende werkzaamheden voor de planning hebt beoordeeld. Het is belangrijk om hierbij rekening te houden met een continu proces, omdat werkzaamheden zullen variëren in hoeveelheid en in aanvraag. Zo kunnen er vanuit bestaande opdrachtgevers extra of juist minder werkzaamheden gevraagd worden, of werkzaamheden met een andere vaardigheid. Daarnaast kunnen opdrachtgevers stoppen of worden er nieuwe opdrachtgevers toegevoegd met een nieuwe lading aan werkzaamheden en vaardigheden.

Ook heb je te maken met de vragen en wensen van het personeel. Hou hierbij, waar je kan, rekening met de persoonlijke situaties van de medewerkers. Je kunt hierbij helpen door o.a. rekening te houden met een goede balans in welke capaciteit je aanneemt, het tijdig aanvragen en structureren van verlof (denk bijvoorbeeld aan de vakantieperiodes) en het zoveel mogelijk beperken van verzuim.

Wil jij weten waar een Teammanager nog meer rekening mee dient te houden op het gebied van planning en roostering? Download dan de whitepaper ‘Teammanager taken bij planning en roostering’ welke ook te gebruiken is als checklist voor taken.