Hoe Teams je leven als teamleider makkelijk maakt

Iedereen kent Microsoft Office wel. Het pakket met de gebruikelijke Office tools. Denk aan Excel, Word, Powerpoint en Outlook. Van origine op zichzelf staande applicaties met weinig integratie of mogelijkheden tot samenwerking. Maar zoals je al wel vermoedt na deze inleiding, is dat tegenwoordig anders. Als leidinggevende kun je dan ook handig gebruik maken van alle mogelijkheden die Office 365 te bieden heeft. Een pakket aan uiteenlopende applicaties, gemaakt voor meer samenwerking, gemak en efficiëntie. Aangezien veel bedrijven door de introductie van COVID-19 begonnen zijn met het gebruik van online werkplekken zijn dit hele actuele topics. Videobellen en chatten zijn inmiddels bij iedereen wel bekend. Maar hoe ga je die volgende stap maken en hoe zorg je nou dat jouw medewerkers goed kunnen samenwerken? Misschien nog wel beter dan toen iedereen nog op kantoor zat.

Om het heel simpel te stellen, alles draait om Teams. Binnen Office 365 is Teams de hub waarin je alles kunt laten samen komen. Excel, Word, chat, videobellen en projectplanning zijn wat voorbeelden. Je kunt uiteindelijk zo ver gaan om bepaalde processen te automatiseren.

Laten we het voor nu even beperken tot één onderdeel uit Teams: het structureren van informatie. Een goede inrichting komt effectiviteit en efficiëntie van je team ten goede. Zo zijn er een aantal manieren binnen Teams die je kunt gebruiken voor het delen van informatie. Bijvoorbeeld via chat, met bestanden, een team of kanalen. Dat betekent helaas ook dat door al deze verschillende manieren er een hoop verspreiding van informatie gaat plaatsvinden. En dan hebben we het nog niet over de andere Office tools die hiervoor gebruikt worden. Het is daarom belangrijk om goed na te denken over hoe je het wilt inrichten. Beleid dus eigenlijk. Hieronder een aantal basistips die je in je achterhoofd kunt houden als je hier mee aan de slag gaat.

Allereerst is het erg aan te raden om niet teveel teams aan te maken wanneer dat niet nodig is. Dat maakt het minder overzichtelijk. Wanneer je langere tijd met dezelfde teamleden werkt, wat zeker bij Klant Contact Centers het geval is, dan is dit niet nodig. Dan is het belangrijker om het zo centraal mogelijk te houden. Maak vooral gebruik van kanalen binnen één team. Deze kanalen kun je aanmaken om zo informatie aan thema’s te koppelen. Stel je voor, je wilt zaken delen over roostering. Dan zou je een kanaal kunnen aanmaken dat alleen over roostering gaat. Als iemand uit je team dan iets wil terugzoeken over roostering, dan hoeven ze alleen maar naar dat kanaal te gaan. Dat kan gaan over gesprekken, mededelingen, maar ook bestanden die betrekking hebben op dat thema. Het is handig om het regelmatig op te schonen zodat alleen relevante informatie te vinden blijft.

In de whitepaper lees je hoe je als teamleider deze inrichting zo optimaal mogelijk maakt voor jouw Klant Contact team. Download ‘m via het korte invoerveld hieronder.